مقدمة:
تهدف هذه السياسة إلى توضيح المبادئ والإجراءات التي تحكم عمليات جمع التبرعات بجمعية استزراع شجر الأراك وذلك وفقًا لنظام جمع التبرعات الصادر مرسوم ملكي رقم (م/43) وتاريخ 2/8/1446 هـ .
النطاق:
تسري هذه السياسة على كافة أنشطة جمع التبرعات التي تنفذها الجمعية من خلال موظفيها أو الجهات المتعاقدة معها، وتشمل تحديد الجهات المصرح لها، والوسائل المعتمدة، والالتزامات التنظيمية والمالية والإفصاح المطلوب.
المتطلبات النظامية:
- لا يجوز للجمعية بدء جمع التبرعات إلا بعد الحصول على ترخيص من المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي.
- يجب أن تتضمن كل حملة جمع تبرعات خطة معتمدة تتضمن: الهدف من الحملة، الفئة المستهدفة، المبلغ المستهدف، آلية التوزيع، وخطة إعادة الفائض إن وجد.
- يجب استخدام الوسائل المصرح بها فقط مثل: الموقع الإلكتروني الرسمي، وسائل التواصل الاجتماعي المعتمدة، الإعلام المحلي، أو أي وسيلة يقرها المركز.
الإعلان عن الحملات:
عند الإعلان عن حملة جمع تبرعات، يجب تضمين المعلومات التالية:
- اسم الجمعية.
- رقم الترخيص والسجل.
- رقم الحساب البنكي المعتمد.
- المبلغ المستهدف.
- رابط الخطة المعتمدة للحملة.
- وسيلة التواصل المباشرة مع الجمعية.
توثيق وصرف التبرعات:
- تُستخدم جميع التبرعات فقط في الأغراض التي جُمعت لأجلها، وفق المدة المحددة.
- يُعد تقرير تفصيلي بعد كل حملة أو كل ستة أشهر للحملات المستمرة، يشمل: كشف الحساب، بيانات التوزيع، عدد المستفيدين، ونسبة الصرف.
- يُحظر استخدام التبرعات في أنشطة غير مصرح بها أو غير واردة بالخطة المعتمدة.
- لا يجوز للجمعية استقبال التبرعات النقدية بشكل مباشر، ويُشترط أن يتم استلام جميع التبرعات فقط عبر الحسابات البنكية الرسمية للجمعية أو من خلال موقع جمع التبرعات الإلكتروني المعتمد.
- في حال إنشاء موقع إلكتروني لجمع التبرعات، يجب أن يتم استقبال التبرعات حصريًا من خلال بطاقات الدفع الصادرة من البنوك السعودية فقط، بما يضمن الامتثال للأنظمة ويعزز الشفافية.
حقوق المتبرعين:
- الحصول على معلومات دقيقة وشفافة عن كيفية صرف تبرعاتهم.
- إصدار إيصالات موثقة لجميع التبرعات.
- الاطلاع على تقارير الأداء.
- استرداد المبلغ في حال عدم تنفيذ النشاط حسب ما ورد في خطة الحملة.
السلوك المهني:
- يحظر على أي من منسوبي الجمعية استخدام موقعه لتحقيق منافع شخصية من خلال جمع التبرعات.
- يجب الالتزام بالشفافية والوضوح والعدالة عند التعامل مع المتبرعين والمستفيدين.
المسؤوليات:
تلتزم الجمعية بتطبيق هذه السياسة على جميع العاملين والمتطوعين المعنيين بجمع التبرعات، وتحديثها دوريًا بما يتماشى مع التعليمات الصادرة عن المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي.
اعتماد مجلس الإدارة:
تم اعتماد هذه السياسة في اجتماع مجلس إدارة الجمعية ……………………………. المنعقد بتاريخ ../ ../ 14هـ الموافق ../ ../ 20م.